Ajajuhtimise psühholoogilised tehnoloogiad. Juhtides ennast ajas

Me kõik teame, et meile o­n antud 24 tundi ööpäevas ning sellest peab jätkuma kõigiks tegevusteks, mis o­n vajalikud meie töökeskkonnas, isiklikus ja sotsiaalses elus. Meie koolitusprogramm, mis kannab nime Ajajuhtimise tehnoloogiad I keskendub eelkõige tööaja efektiivsema kasutamise oskuste omandamisele, samal ajal o­n osalejatel võimalus leida sellest ka mitmeid viiteid ajajuhtimise tõhustamise kohta muudes situatsioonides.

Tööaja efektiivsema kasutamise läbimõtlemise vajadusele viitavad reeglina mitmed tüüpilised „sümptomid”. Näiteks:

Konkreetse inimese hinnangul esineb liiga sageli „tulekahjusid”.
• Ülesannete lõpetamine läheb sageli ettenähtud tähtajast üle.
• Pidevalt o­n tunne, et tööpäev saab otsa enne kui jõuab tõeliselt oluliste tegevusteni.
• Ei jõua piisavalt süveneda kõigesse, millesse sooviks ning jääb tunne, et paljud asjad saavad tehtud „ülejala”.
• Sageli tuleb tööülesandeid sujuvalt „koju kaasa”.
• Jm.

Kuna enamasti me ei saa muuta aja hulka, mis o­n meie ametikohale ettekirjutatud vajalike ülesannete täitmiseks, peame muutma eelkõige selle aja jaotamist/kasutamist:

Esiteks, milline o­n meie isiklik hetkeseis enda “aja ja energia” kontol? Kuidas hetkel jaotub meie ajastruktuur, milline o­n meie rahulolu sellega. Kuidas toimib hetkel meie sisepatarei? Kuidas seda paremini tööle saada.

Läbi mõelda enda tööülesanded – mis o­n konkreetse ametikoha (juhi, spetsialisti) funktsioonidest lähtuvalt esmaolulised. Peale funktsioonide analüüsimist tuleb osalejatel enda ülesandeid vajadusel tasakaalustada (optimeerida). Selleks, et tööülesandeid analüüsida ning järjestada, tuleb toetuda mudelitele, mis meid seejuures abistaksid. Üsna sageli jääb nõrk ajajuhtimine selle taha, et pigem tehakse „asju õigesti kui õigeid asju”.

Kolmas oluline element, millega peame aja kasutamise juures suuresti arvestama, o­n meie isiksuse eripära – kas minu jaoks o­n efektiivsem teha kiiresti palju töid järjest ning siis lubada endale pikk paus energia taastamiseks või siis jaotada ülesanded päeva peale ühtlaselt? Kui pika ajaga ma pean arvestama enda „ümberlülitamiseks” kui mul tuleb lõpetada kirjalik ülesanne ning valmistada end ette koosolekuks?… Kui mitte arvestada enda psühholoogiliste eripäradega, võime oluliselt vähendada enda efektiivsust ülesannete teostamisel ja sellega suurendame kulutatava aja hulka. Meie vaatleme isiksuslikke eripärasid psühholoogiliste tööprogrammide valguses ja siinkohal käsitleme ka „viirusprogramme”, mis sisaldavad endas sageli ajaröövleid – sagedasi katkestusi, kohvipause, sotsiaalseid vestluseid kolleegidega, jmt.

Kokkuvõtvalt peamegi antud praktilisel treeningul oluliseks käsitleda järgmiseid põhivaldkondi aja efektiivsema kasutamisega seotult:

1) Enda ajajuhtimise “tagamaade” vaatlus – energia, motivatsioon, aja struktuuri tasakaal. 2) Enda tööfunktsioonide analüüs ja optimeerimine. Isikliku tegevusplaani koostamine optimeeritud ülesannete profiili ellurakendamiseks. 3) Enda isiksuslike eripärade analüüs aja kasutamise valguses. Psühholoogilised tööprogrammid ja efektiivne ajajuhtimine. Psühholoogiliste „viirusprogrammide” ja ajaröövlite avastamine ning nende vähendamine.

Lähemalt metaprogrammide mudelist…

Metaprogrammid väljendavad inimesele stereotüüpseks saanud mõtlemise, käitumise mustreid. Metaprogrammid juhivad meid nii tööelus kui isiklikus elus. Metaprogrammide mudel võimaldab vaadelda iseenda isiksuse profiili seoses efektiivsema ajajuhtimisega ning võrreldes seda konkreetse töö vajadustega.

NLP Metaprogrammide mudeli abil o­n kirjeldatud üle 40 programmi, mis jaotuvad järgmiselt:
• Situatiivsed ja püsivad programmid (kergemini, raskemini muudetavad).
• Isiklikud-tööalased-sotsiaalsed programmid

Universaalsed soovitused, mida sageli pakutakse ärijuhtimisalases kirjanduses (n. „vähem kui 5 min kestvad ülesanded tee ära koheselt”), o­n paljude ametikohtade igapäevatöö praktika seisukohalt väheefektiivsed, oluline o­n õppida enda organisatsiooni, töö ja isiksuse eripäradest lähtuvalt tegema maksimaalselt efektiivseid valikuid enda tööpäeva organiseerimisel.

TEEMAD:

  • Isiklik aja ning energia “konto”. Inimese aja struktuur, selle tasakaalu saavutamine. Energeetika ja selle häired. Ajajuhtimise probleemid seotult energeetikaga, motivatsiooniga.
  • Aeg ja tööülesanded. Minu ametikoha põhifunktsioonid ning nende analüüs. Tööfunktsioonide optimeerimise mudel. Optimeerimise filtrid ja nende kasutamine. Praktilised mudelid ülesannete tasakaalustamise  lihtsustamiseks. Prioriteetide seadmine.  Prioriteetide võimalikud lähtekohad. Isikliku tööülesannete profiili optimeerimine ja tegevusplaani koostamine efektiivsema ajakava juurutamiseks.
  • Tööaeg ja inimese psühholoogilised programmid – inimese individuaalne muster töö tegemisel ja organiseerimisel. Psühholoogilised tööprogrammid ning efektiivsem ajakasutus. Kas minu tööprogrammid o­n efektiivsed? – mida ja kuidas muuta. Tööalased „viirusprogrammid”, mis viivad aja kasutamise efektiivsust alla. Tööaja röövlid seotult tööprogrammidega (sagedased katkestused, sotsiaalsed vestlused, jm) ja nende vähendamise võimalused. Juurutatavate muudatuste „ökoloogilisus” – kuidas muudatused ei viiks alla tööalast motivatsiooni, rahulolu tööga. Metaprogrammide näidisprofiilide analüüs ning soovitused. Eneseanalüüs.

 

Telli koolitust: